Projekte stehen heute für viele Menschen an der Tagesordnung. Ein Projektleiter, das Projektteam und die Projektsteuerung bemühen sich, den Auftrag zu erfüllen. Ein komplexes Arbeitsvorhaben, das in der Umsetzung viel Zeit und Energie erfordert und das für das Unternehmen ein Risiko, oder eine Chance birgt. Wie auch immer man ein Projekt genau definiert – In jedem Fall ist es ein umfangreiches Thema, das strukturiert abgearbeitet wird. Im Privatleben sind Projekte selten. Trotzdem gibt es sie. Große Familienfeiern etwa, gehen oft als kleines Projekt durch. Ein großes Projekt, das jeder in seinem Leben zumindest einmal abwickelt ist ein Umzug. Ein seltenes Ereignis, das umso reibungsloser funktioniert, wenn man Zeit in die Planung investiert. Hier meine Checkliste für den Umzug zum Abhaken!
Die Phasen der Umzugsplanung
Am Anfang der Umzugsplanung steht die Zusammenstellung der Checkliste. Eine allgemeingültige Liste kann man leider nicht erstellen. Jeder muss seine ganz speziellen Rahmenbedingungen definieren und die relevanten Punkte selbst definieren. Grob kann man den Umzug aber in vier Phasen gliedern.
- Vorbereitungsphase
- Vor dem Umzug
- Umzug
- Nach dem Umzug
In jeder der vier Phasen gibt es spezielle Aufgaben.
Checkliste zum Abhaken
Ein komplexes Thema, wie ein Umzug, ist ohne Dokumentation nicht zu schaffen. Zu vielschichtig sind die Aufgaben und es ist sicherlich nicht möglich alles im Kopf zu behalten, was ansteht. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, eine Checkliste zum Abhaken anzulegen. Die Form ist dabei nicht entscheidend. Vom simplen Blatt Papier, über verschiedene elektronische Lösungen zu professionellen Lösungen, wie MS Project ist alles möglich. Zumindest grob muss eine Zeitlinie, eine Timeline, gezeichnet werden. Entlang dieser Timeline werden die Aufgaben angeordnet. Eine gute Variante der Checkliste ist eine Tabellenkalkulation. Excel ist gut geeignet. Google Tabellen, oder auch die Plattform Todoist haben aber den Vorteil, dass sie online verfügbar sind. So können alle Beteiligten jederzeit Punkte abhaken, oder neue Punkte ergänzen.
Dokumentation
Die Planung ist mehr als die Hälfte des ganzen. Nur wer sich Zeit nimmt, alles zu bedenken und sich vorab Gedanken über die zeitliche Abfolge macht, darf sich auf einen entspannten Umzug ohne Überraschungen freuen. Perfekt ist niemand und auch bei penibler Planung wird es blinde Flecken und Überraschungen geben. Der Großteil lässt sich aber damit abwickeln. Professionelle Umzugsunternehmen können bei der Planung eine große Hilfe sein. Anders, als man selbst, sind die Experten nicht nur wenige Male im Leben mit einem Umzug beschäftigt. Für sie ist das tägliches Brot. Entsprechend routiniert können sie auch den Aufwand für den Umzug schätzen und wertvolle Tipps geben, was unbedingt auf die Checkliste sollte.
Checkliste für den Umzug
Hier mein Vorschlag für die Checkliste zum Abhaken. Über Ergänzungen freue ich mich in den Kommentaren.
1. Vorbereitungsphase
Wohnungssuche
Ist die Entscheidung für einen Umzug gefallen, dann startet als erstes die Wohnungssuche. Mit, oder ohne Makler wird eine passende Immobilie gesucht. Die Wohnungssuch ist regional sehr unterschiedlich. Zusätzlich gibt es große Unterschiede zwischen Singlewohnungen und Einfamilienhaus. Wie man die Wohnung findet ist also sehr unterschiedlich. Wichtig dazu ist nur, dass man die Wünsche an die neue Wohnung auflistet. Dabei macht es Sinn, zwischen wichtigen Punkten, die unbedingt eingehalten werden müssen und optionalen Wünschen zu unterscheiden. So kann man schon im Vorfeld Besichtigungstermine sparen. Hat man die passende Wohnung gefunden muss der Miet-, oder Kaufvertrag unterschrieben werden.
Zeitplanung
Ist der Vertag unterschrieben, dann steht der frühestmögliche Termin für den Umzug fest. Die alte Wohnung muss zumindest 1-2 Wochen länger gemietet werden. So lässt sich auch der Auszugstermin bestimmen. Dabei darf man die Renovierung der alten Wohnung nicht vergessen. Folgende Faktoren müssen bei der Planung der Wohnungsrückgabe berücksichtigt werden.
- Adaptierung der neuen Wohnung – Ausmalen, Steckdosen versetzen, Grundreinigung, usw.
- 1 Umzugstag mit Unterstützung eines Umzugsunternehmen. 1-2 Wochen ohne professionelle Unterstützung
- Ausbessern von Schäden in der alten Wohnung
- Termin zur Wohnungsübergabe
2. Vor dem Umzug
Urlaub nehmen
Ein Punkt, der gerne übersehen wird, ist die Beantragung von Urlaub. Zumindest 1 Woche muss eingeplant werden. 2 Wochen sind ideal. Egal, wie man den Umzug organisiert, das Ausräumen der alten Wohnung benötigt Zeit. nach dem Einzug hat man Zeit, die Umzugskartons auszuräumen und den Hausrat wieder zu verstauen. Das Verpacken des gesamten Besitz ist allerdings zeitaufwändig. Dafür ist Urlaub die beste Variante.
Verträge
Alle Verträge, die man nur in der alten Wohnung benötigt müssen gekündigt werden. Ein Termin mit dem Versicherungsberater macht Sinn. Die Hausratsversicherung muss evtl. angepasst werden und die restlichen Verträge müssen auf die neue Adresse geändert werden. Das Auto muss umgemeldet werden und alle Verträge müssen bedacht werden. Die Ummeldungen selbst können meist erst nach der Umzug erfolgen. Trotzdem kann man in dieser Phase schon die Kontaktdaten ermitteln und die Schreiben vorbereiten.
- Versicherungen
- KFZ
- Arbeitgeber
- Mitgliedschaften – Vereine, Fitnesscenter
- Bank – Konto, Kredite, Tagesgeld und Wertpapiere
- Mobilfunk
- Fahrausweise
- Zeitschriftenabos
- Kabelfernsehen und GEZ
- etc.
Außerdem müssen die Verträge rund um die alte Wohnung gekündigt und für die neue Wohnung neu angemeldet werden.
- Mietvertrag – Wohnung und Garage
- Stromlieferant
- Wasser und Abwasser
- Gas
- Fernwärme
- Festnetzanschluss
- Internet
Umzugsunternehmen
Die Auswahl des passenden Umzugsunternehmens ist ebenfalls entscheidend. Der Umzug selbst ist mit sehr viel Aufwand verbunden. Bei vielen, auf Umzug spezialisierten Transportdienstleistern, kann man ein Komplettpaket buchen. Vom Abbau von Möbeln, über die Bereitstellung von Umzugskartons bis zur Entsorgung von Dingen, die man nicht mehr braucht kann man alles buchen. Auch wenn die Dienstleistung natürlich etwas kostet ist sie trotzdem unbezahlbar. Selbst gefühlte tausend Mal die Treppen auf uns ab zu laufen und dabei Tonnen an Hausrat zu bewegen ist auf jeden Fall unangenehmer, als für einen entspannten Umzugstag zu bezahlen. Wer sich lieber dafür entscheidet, selbst umzuziehen, der muss folgende Dinge bedenken:
- Umzugskartons besorgen – neu, oder gebraucht
- Helfer organisieren
- Transporthilfen besorgen – Rollenbretter, Sackkarren und Tragegurte
- Fahrzeug organisieren, bzw. reservieren
- Parkverbotsschilder für die Ladetätigkeit beantragen
- Verpackungsmaterial besorgen
- Werkzeug auf Vollständigkeit prüfen
- Material, wie Gips, oder Dübel kaufen
- Klebeband zum Sichern von Laden und Türen kaufen
- Plastiksäcke für die Schrauben besorgen
- Decken und Planen um etwa Matratzen vor Verschmutzung und Möbel vor Kratzern zu schützen.
- Getränke für die Helfer
Handwerker
Neben dem Umzugsunternehmen können noch andere Profis den Umzug massiv vereinfachen. Für die Renovierung der alten Wohnung und die Adaptierung der neuen Wohnung kann ein Handwerker notwendig sein. Abbau von nachgerüsteten Austattungen, Endreinigung, Ausmalen und das Ausbessern von Schäden kann ein Profi ohne Probleme erledigen.
Hausrat verpacken, Möbel zerlegen
Am Tag vor dem Umzug ist es dann soweit. Spätestens jetzt muss der gesamte Hausrat in Kartons, oder andere Gebinde verpackt werden. Eine eindeutige und möglichst detaillierte Beschriftung ist hier unerlässlich. Dinge, wie Bettwäsche, Toilettartikel und Verbandsmaterial müssen rasch wiedergefunden werden. Transportsicher verpackt muss alles bereitstehen. Wer ein Umzugsunternemen beauftragt muss sich um die Möbel wenig Sorgen machen. Zieht man alleine um, dann können die Möbel bereits abgebaut werden.
Lebensmittel aufbrauchen
Je weniger Lebensmittel in der Wohnung lagern, umso weniger muss man umziehen. Braucht man Lebensmittel vollständig auf und sorgt dafür, dass die Tiefkühltruhe leer ist, dann ist das eine wesentliche Vereinfachung.
3. Umzug
Abbau der Möbel
Hat man am Vortag noch nicht alles abgebaut, ist jetzt die Zeit dafür. Küchenschränke müssen von der Wand und zumindest das Bett muss noch in kleine Teile zerlegt werden. Schrauben werden in Plastiksäckchen, nach Möbel sortiert, gelagert und entweder direkt an einen Teil der Möbel geklebt, oder besser separat gelagert.
First out- Last in
Beim Beladen des Umzugsfahrzeugs muss bedacht werden, dass die Dinge, die zuletzt in den Transporter geladen werden, in der neuen Wohnung als erstes entladen werden. Wer dabei klug plant, spart viele Handgriffe.
Plätze definieren
Meist werden zuerst die vollen Umzugskartons transportiert. Sie stehen in der alten Wohnung im Weg und der Abbau der Möbel wird dadurch behindert. Transportiert man sie als erstes, dann sind sie in der alten Wohnung aus dem Weg. Dafür stehen sie in der neuen Wohnung im Weg. Hier muss geplant werden, wo die Kartons gelagert werden. Können sie direkt in die Räume, hat man also ausreichend Platz um die Möbel zusammenzubauen, dann müssen sie entsprechend Ihrer Beschriftung in die Räume getragen werden. Werden Sie in einem einzigen Raum gelagert, dann sollte man trotzdem versuchen die zusammengehörigen Kartons nicht zu trennen. Das macht das Einräumen der Möbel später effizienter.
Prioritäten setzen
Grundsätzlich dauert ein Umzug, den man selbst organisiert, länger als geplant. Es ist daher unbedingt notwendig die Dinge als erstes zu transportieren, die unbedingt in der neuen Wohnung gebraucht werden. Auch darf man für den Leihtransporter keine frühe Rückgabe vereinbaren. Je später, desto besser. Möbel, wie die Betten, oder Sitzgelegenheiten sind viel wichtiger, als etwas der Fernseher. Zuerst werden also die Möbel aufgebaut, die man für die Übernachtung und den nächsten Tag braucht.
4. Nach dem Umzug
Wohnungsübergabe
Die alte Wohnung muss nach dem Umzug an den Nachmieter, oder den Vermieter zurückgegeben werden. Dafür sind die geplanten Reparaturarbeiten notwendig.
Neue Adresse
Jetzt ist der Weg zum Einwohnermeldeamt Pflicht. Hat man ihn erledigt kann man alle anderen Verträge anpassen und alle releventen Stellen informieren.
Belege sammeln
Die Rechnungen rund um den Umzug werden für die Steuer gesammelt.
Viel Erfolg
Ein Umzug ist keine unlösbare Aufgabe. Wie bei allen Dingen ist es auch hier so, dass man besser wird, wenn viel Übung hat. Dummerweise hat man wenig Gelegenheit eine Umzug zu üben. Umso mehr ist umfassende Vorbereitung wichtig. Bedenkt man alles im Vorfeld, dann kann man sich besser auf den eigentlichen Umzug konzentrieren. Ganz ohne Versäumnisse wird es niemals ablaufen. Man muss bedenken, dass die eigene Leistungsfähigkeit im Lauf des Tages umgeht. Wer um 06:00h motiviert sein Bett zerlegt, der ist um 23:00h wahrscheinlich nicht mehr ganz so motiviert. Wer die Möglichkeit hat, den Umzug an Profis zu übergeben, der sollte das auch machen. Will man sich selbst um Alles kümmern, dann muss ein großzügiger Zeitpuffer eingeplant werden. Lieber einen Tag länge der Transporter mieten, als die letzen 15 Kartons und ein paar Kleinmöbel mit dem Bus zu transportieren.